회의 때 필요한 건 뭐? 스피드!

부산시 ‘111 회의시스템’

“불필요한 회의는 줄이고, 회의운영은 효율적으로”

부산시가 회의문화 개선을 위해 ‘1·1·1 회의 시스템’ 운영에 나섰다. ‘1·1·1 회의 시스템’은 △회의자료는 1일 전 배포 △회의시간은 1시간 내 완료 △회의결과는 1일 내 보고 등을 주내용으로 한 회의운영 메뉴얼을 말한다.

부산시는 잦은 회의로 인한 시간낭비와 비용부담을 줄이고, 비효율적인 회의운영 시스템 및 관습을 바꾸기 위해 지난달 직원 아이디어를 공모한 뒤 최근 1·1·1 시스템을 뼈대로 한 ‘효율적 회의를 위한 매뉴얼’을 만들어 전 직원들이 활용하도록 했다. 매뉴얼에는 불필요한 회의를 줄이는 3가지 사고방식으로 △꼭 필요한 회의가 아니면 ‘그만둔다’ △할 수 있으면 참석자나 빈도, 시간 등은 ‘줄인다’ △다른 회의와 겸할 수 있으면 ‘합친다’ 등의 내용도 실려 있다.

또 회의 주체별 행동지침으로, 회의준비자는 전화 및 영상회의, 이-메일 활용 등 소집회의 외의 다양한 회의 방식을 먼저 검토하고, 회의 참석 때 회의목적, 안건, 준비자료 등 정보를 미리 제공하며, 지난 회의결과를 회의자료에 요약정리하도록 했다. 회의주재자는 회의 시작 때 회의목적, 진행순서, 방식, 종료시간 등을 공지하고, 일방통행식 권위주의적 회의는 피하며, 논의된 사항을 종합정리한 뒤 회의를 마무리하도록 했다. 회의참가자는 회의 전 배포된 안건을 숙지해 핵심내용만 발언하고, 정해진 발언시간을 지키며, 상대방 의견을 존중하도록 했다.

시는 이 메뉴얼에 따른 회의운영을 통해 회의비용을 50% 줄여나갈 방침이다.

신동명 기자 [e-mail]