항상 ‘듣는 사람’의 눈높이에 맞춰라

전문용어 사용하는 프레젠테이션 감동 못 줘
동기·목적·비전 등으로 마무리해야 인상 깊어

프레젠테이션의 궁극적인 목적은 우리의 이야기를 상대방에게 들려주고 그들이 우리가 원하는 행동을 하도록 하는 것입니다. 우리의 상품에 대한 이야기를 잘 듣고 결제를 할 수도 있고, 우리의 디자인에 대한 이야기를 잘 듣고 계약을 할 수도 있습니다. 이처럼 프레젠테이션에서는 우리의 이야기를 잘 전달하는 것과 그것을 통해 상대방이 움직이도록 만드는 것이 중요합니다. 이것이 바로 프레젠테이션의 OBC(Opening-Body-Closing) 구조인데요. 오프닝에서 청자의 마음의 문을 열어주고, 보디에서 핵심내용을 전달한 다음, 클로징에서 감동을 통해 행동을 이끌어내는 내용구성 방법입니다. 그중에서도 오늘은 프레젠테이션의 보디와 클로징에 대해 말씀드리겠습니다.

보디에서는 우리가 청자에게 들려주고 싶은 핵심내용을 다룹니다. 그런데 일반적인 발표자는 본인의 입장에서 이야기를 합니다. 예를 들면 가구제조업체 발표자는 이번 가구에 도입한 신기술에 대해 전문용어를 자주 사용하며 설명을 합니다. 발표자는 엄청난 비용을 들여 우리 회사가 신기술을 개발했다는 것을 자랑하고 싶지만, 정작 사용자는 어려운 신기술보다는 눈에 보이는 디자인과 편리함에 관심이 있습니다. 이렇게 발표자와 청자가 바라보는 방향이 다르다 보니 교감하기 어려운 겁니다.

핵심내용을 구성할 때는 철저하게 청자 중심으로 생각하는 것이 중요합니다. 예를 들면 청자는 디자인과 가격, 애프터서비스(AS) 중에서 어떤 부분에 가장 많은 비중을 두고 판단하는지를 고려한 후에 내용 구성을 합니다. 또한 다른 경쟁업체와 비교했을 때 우리 제품의 어떤 점이 매력적으로 느껴질지를 고려해서 집중적으로 부각할 내용을 선정합니다.

이야기를 풀어나가는 방식은 주제와 분야에 따라 다르겠지만 주로 시간적 순서대로 이야기를 풀어나가는 구성보다는 첫째, 둘째 등으로 항목을 나누어 핵심을 전달하는 구성이 짧은 프레젠테이션 시간에 효과적으로 정보를 전달하는 방법입니다. 항목은 세 개에서 다섯 개 정도가 적당하며 그 이상으로 항목이 많아질 경우에는 집중력이 분산될 수 있습니다. 다 중요하다고 강조하면 더 중요한 것은 없다는 말과 같기 때문입니다.

세부적인 항목별 표현에는 다양한 방법이 있습니다. 전문적인 기술이나 지식을 설명할 때는 ‘정의-비유법-구체적인 예시’ 순서로 표현하면 도움이 됩니다. 정의에서는 특정 분야에 대한 핵심과 부연설명을 합니다. 비유에서는 일상에서 쉽게 접할 수 있는 대상을 빗대어 표현합니다. 그리고 예시에서는 구체적인 사례를 제시합니다. 비유법 앞에서는 “쉽게 말하면”, 예시를 들 때는 “예를 들면”이라는 말을 사용하면 좀 더 쉽게 표현할 수 있습니다.

(정의) 심근경색이란 혈전증 등으로 심장의 혈관이 갑자기 막히는 경우, 산소와 영양 공급이 급격하게 줄어들어서 심장 근육의 조직이나 세포가 죽는 것을 말합니다. (비유법) 쉽게 말하면, 자동차 엔진에 때가 껴도 청소를 안 하면 기름이 막혀서 차가 멈춰서는 것이나 마찬가지인데요. (구체적인 예시) 구체적인 증상으로는 예를 들면, 가슴을 쥐어짜는 듯한 통증이나 턱 끝이 아픈 경우가 있습니다.

핵심내용을 표현할 때는 청자가 이해할 수 있는 용어로 풀어나가는 것이 중요합니다. 특히 많은 프레젠테이션 컨설팅을 하면서 느끼는 것은 경제 애널리스트나 전문분야 최고경영자(CEO), 법조인, 의사 등 특정 분야의 전문가일수록 자신에게 익숙한 용어가 남에게도 익숙할 것이라는 착각을 하고 있다는 것입니다. 수십년 연구한 분야라 나에게는 가장 기본적이고 쉬운 단어일지라도 청중에게는 생소하고 어려울 수 있다는 것을 늘 염두에 두시기 바랍니다.

발표 중에는 세부적인 묘사 하나하나에 집중을 했다면 마지막으로는 한 발짝 물러서서 큰 그림을 보는 것이 중요합니다. 청중은 방금 들은 내용부터 역순으로 기억을 하기 때문에 발표 내용을 전체적으로 정리하기가 쉽지 않습니다. 그래서 클로징에서는 발표에 대한 마지막 핵심정리를 합니다.

정리는 핵심만을 짚어서 짧게 요약을 해주는 것이 중요합니다. 다시 장황한 설명을 하면 중언부언이나 지루함의 원인이 되기 때문입니다. 청중을 감동시키거나 행동을 이끌어내기 위해서는 세부적인 이익으로 마무리하기보다는 큰 그림에서의 동기나 목적, 비전 등을 제시해 주는 것이 좋습니다. 예를 들면, “편리한 가구를 사용해 업무효율성이 높아질 겁니다”라는 말보다는 “편안하고 행복한 직장이 될 겁니다”라는 말이 감동을 이끌어 내기에 더 적합합니다. 보디에서 구체적인 정보와 효과를 제시하면서 이성적인 부분을 채워주고 클로징에서는 그런 이익을 통해서 삶이 변하고 행복해진다는 거대담론으로 감성적인 부분을 채워준다면 청중은 행동으로 옮기게 되는 겁니다.